Jeśli szukacie, kto we Wrocławiu przejmie obsługę IT, a poprzedni informatyk trzyma hasła u siebie, zacznijcie od jednego ustalenia: konta firmowe i usługi, za które płaci firma, są sprawą firmy. Informatyk je obsługuje, ale nie powinien być ich jedynym posiadaczem.
DC House przejmuje takie obsługi we Wrocławiu, na Dolnym Śląsku i w całej Polsce. Poniżej opisujemy, co sprawdzić, zanim zadzwonicie do kogokolwiek, jak wygląda przejęcie i co robimy, gdy dostępów nikt nie chce oddać.
Dlaczego hasła lądują u jednej osoby
W wielu firmach cały dział IT to jeden informatyk na zlecenie. Zakłada konta, stawia pocztę, konfiguruje router, odbiera powiadomienia z backupu. Przez lata wszystko działa, więc nikt nie pyta, gdzie to jest zapisane. Hasła mieszkają w jego głowie, w jego notesie albo na koncie założonym na jego prywatny adres.
Problem pojawia się w dniu zmiany. Współpraca się kończy albo przestaje Wam odpowiadać, a konto administratora poczty ma wciąż on. Nie chodzi o złą wolę, choć i taka się zdarza. Najczęściej nikt nigdy nie przepisał tych dostępów na firmę.
Co sprawdzić w pierwszym tygodniu
Tę listę firma może przejść sama, jeszcze przed rozmową z nową firmą IT. Przy każdym wierszu pytanie jest to samo: czy ktoś poza informatykiem ma ten dostęp?
| Element | Co sprawdzić |
|---|---|
| Konto administratora Microsoft 365 lub Google Workspace | Na jaki adres jest założone i kto może je zresetować |
| Domena i DNS | Kto jest właścicielem u rejestratora, na czyj adres idą przypomnienia o płatności |
| Router, firewall, Wi-Fi | Kto zna hasło do panelu zarządzania |
| Serwery i NAS | Kto ma konto administratora, gdzie są zapisane hasła |
| Kopie zapasowe | Gdzie się zapisują, kto dostaje powiadomienia o błędach |
| Licencje i faktury | Na kogo są wystawione, kto je odnawia |
| Systemy firmowe (ERP, CRM) | Kto ma konto administratora aplikacji |
| Operatorzy łączy i dostawcy | Kto jest zgłaszającym, czyje dane widnieją w umowie |
Jeśli przy dwóch lub trzech wierszach odpowiedź brzmi "tylko informatyk", macie dokładnie ten problem, o którym mowa w tytule.
Trzy sytuacje, w których się znajdziecie
Informatyk współpracuje. Przekazuje dostępy, odpowiada na pytania. To najprostszy wariant: nowa firma dostaje dane, sprawdza je i zmienia hasła tak, żeby wracały do firmy.
Zwleka. Obiecuje, że "prześle w przyszłym tygodniu", a tydzień się wydłuża. Warto wtedy równolegle zacząć odzyskiwanie dostępów u dostawców, nie czekać na dobrą wolę.
Jest nieosiągalny albo konflikt jest otwarty. Tu liczy się kolejność: najpierw zabezpieczyć środowisko, potem odzyskać dostępy administratora do kont firmy.
W każdym z trzech wariantów robimy to samo, tylko w innej kolejności.
Jak wygląda przejęcie obsługi w DC House
- Przegląd tego, co istnieje. Czytamy dokumentację, sprawdzamy narzędzia i ścieżki, którymi do tej pory działało środowisko, i jak jest skonfigurowane.
- Dokument audytowy, jeśli dokumentacji brak. Sami opisujemy każdy element, który jest w firmie. Dostajecie pierwszą pisemną mapę swojego IT, często pierwszą w historii firmy.
- Odzyskiwanie dostępów administratora. Gdy haseł i danych nie ma, podejmujemy się odzyskania dostępów do kont firmy i jednocześnie zabezpieczamy środowisko przed niechcianym wejściem.
- Rozmowa z dostawcami. Gdy informatyk nie oddaje dostępów, występujemy w Waszym imieniu i jako doradca egzekwujemy je u dostawców, w tym w Microsoft 365 i Google Workspace.
Czas przejęcia zaczyna się od 24 godzin. Zależy od stanu, w jakim zastajemy architekturę: czy jest opisana, czy dostępy działają, ile jest systemów.
Spór prawny o to, kto jest stroną umowy z dostawcą, to sprawa dla prawnika. Po naszej stronie jest część techniczna.
Co zostaje u Was po zmianie
Konta administratora i hasła wracają do firmy, a nie do nowej firmy IT jako jedynego posiadacza. To jedno z pytań, które warto zadać każdemu wykonawcy przed podpisaniem umowy: kto po zakończeniu współpracy zachowuje dostępy? Odpowiedź ma brzmieć: Wy. Więcej pytań do wykonawcy znajdziecie w tekście Jak wybrać firmę IT we Wrocławiu.
Ile to kosztuje
Obsługa IT we Wrocławiu w DC House zaczyna się od 400 zł netto miesięcznie. Kwota zależy od zakresu opieki, czasu dostępności i czasu reakcji, nie od liczby stanowisk. Dokładną kwotę ustalamy po rozmowie 45 minut. Abonament obejmuje zgłoszenia pracowników, komputery, konta i dostępy, Microsoft 365 lub Google Workspace, sieć, Wi-Fi i VPN, serwery, backup, bezpieczeństwo oraz systemy firmowe. Test odtwarzania backupu dopinamy jako usługę dodatkową, wycenianą osobno.
Umowa to stały abonament na minimum 3 miesiące, z wypowiedzeniem 1 miesiąc. Prace poza zakresem omawiamy z Wami przed wykonaniem. Jak wygląda to w firmie około 20 osób, opisujemy w tekście Wsparcie IT dla firmy 20 osób we Wrocławiu.
Gdy środowisko jest duże albo nieopisane, osobnym krokiem jest Zwiad: 300 zł/h, kwotę finalną ustalamy po opracowaniu zakresu, orientacyjnie średnio ok. 5 tys. zł. Zwiad nie jest warunkiem startu.
Kiedy zmiana nie jest potrzebna
Część firm przychodzi do nas nie dlatego, że współpraca się skończyła, ale dlatego, że obecna im nie odpowiada i chcą zewnętrznej opinii. Czasem po takiej rozmowie wychodzi, że wystarczy uporządkować dostępy i dokumentację u obecnego informatyka. Mówimy to wprost.
Następny krok
Zadzwońcie albo napiszcie. Pierwsza rozmowa trwa 45 minut i nic nie kosztuje. Po niej powiemy, czy przejęcie obsługi ma sens, i od czego zacząć. To nie jest Zwiad.