Jeśli szukacie firmy, która ogarnie automatyzację faktur we Wrocławiu — jest kilka lokalnych opcji. Różnica jest w tym, co robią dalej po samej automatyzacji.
Część dostawców we Wrocławiu robi to dobrze na poziomie software'u — spinają faktury z CRM, ERP, magazynem. Ale automatyzacja to tylko jedna warstwa. Jeśli sieć w biurze pada, serwer się zawiesza albo trzeba postawić VPN dla zdalnego księgowego — to już inna firma, inna umowa, inny numer telefonu.
DC House robi automatyzację faktur i procesów w tym samym zespole, który wdraża CRM, ERP i fizyczną infrastrukturę IT — sieci, serwery, VPN, backup. Jedna firma odpowiada za całość, od softu po sprzęt — nie musicie szukać osobnego dostawcy, gdy problem okaże się infrastrukturalny, nie procesowy.
Nie chodzi o to, żeby robić wszystko na raz. Zwykle zaczynamy od jednego, konkretnego punktu bólu — najczęściej faktur, bo tam ręczna praca boli najbardziej i najszybciej widać efekt. Dopiero gdy to działa i firma widzi sens, rozszerzamy zakres o kolejne procesy albo systemy.
Co obejmuje automatyzacja faktur i procesów
- Wczytywanie i księgowanie faktur — dane z faktur trafiają do systemu księgowego bez ręcznego przepisywania. Faktura wpada mailem albo z KSeF, system rozpoznaje dane, przypisuje do właściwego kontrahenta i konta księgowego — osoba w firmie tylko zatwierdza, nie wpisuje.
- KSeF — spięcie procesu fakturowania z Krajowym Systemem e-Faktur, tak żeby zmiana przepisów nie oznaczała chaosu w firmie. Faktury sprzedażowe generują się w formacie zgodnym z KSeF automatycznie po zdarzeniu biznesowym (np. zamknięciu zlecenia), a faktury zakupowe trafiają z KSeF prosto do księgowości, bez ręcznego pobierania.
- Procesy dokumentowe — obieg zamówień, potwierdzeń, korekt między działami lub systemami. Dotyczy to zwłaszcza firm, gdzie jedna operacja (np. zamówienie od klienta) uruchamia serię dokumentów w kilku miejscach — magazyn, księgowość, dział handlowy.
- Integracja z CRM/ERP — jeśli macie już system (Comarch, enova365, WF-MAG, Subiekt) — automatyzacja wpina się w niego, nie zastępuje go osobnym narzędziem obok. Dane o fakturze czy zamówieniu trafiają tam, gdzie już pracujecie, zamiast tworzyć kolejne miejsce do sprawdzania.
Budujemy to na Make.com, n8n lub własnych skryptach (Node.js/Python) — dobór narzędzia zależy od tego, co pokaże Zwiad, nie od naszej wygody. Firma z jednym procesem i prostym systemem księgowym nie potrzebuje tego samego stacku, co producent z pięcioma systemami do spięcia.
Ile to kosztuje
| Zakres | Widełki | Dla kogo |
|---|---|---|
| Pojedynczy proces (np. faktury → księgowość) | od 6 500 zł | Firma z jednym powtarzalnym, ręcznym procesem |
| Kilka procesów + integracja z jednym systemem | ok. 28 000 zł | Firma chcąca spiąć automatyzację z istniejącym CRM/ERP |
| Pełna automatyzacja + integracja wielosystemowa | do 85 000 zł | Firma produkcyjna/logistyczna z kilkoma systemami do spięcia |
Cena z umowy jest ostateczna. Dokładną wycenę dostajecie po Zwiadzie (zwykle od 4 900 zł), który mapuje Wasze procesy i systemy, zanim ktokolwiek poda liczbę.
Pełny artykuł kosztowy z rozbiciem na scenariusze DIY/Standard/Zaawansowany: ile kosztuje automatyzacja procesów w małej firmie. Dokładniejsze rozbicie samego wątku faktur i KSeF (TCO, Make vs skrypt, kiedy się nie opłaca): ile kosztuje automatyzacja faktur i KSeF w małej firmie. Oferta usług: Automatyzacja i AI, Systemy CRM i ERP.
Dlaczego jeden zespół, nie trzy umowy
Jeśli automatyzację faktur zleca się jednej firmie, CRM drugiej, a infrastrukturę trzeciej — każda awaria to najpierw ustalanie, kto odpowiada. Faktura się nie wysłała, bo padł serwer pocztowy? To pytanie do dostawcy infrastruktury, nie automatyzacji — a jeśli to dwie różne firmy, każda najpierw sprawdza, czy to "jej strona", zanim w ogóle zacznie naprawiać.
U nas te trzy obszary — automatyzacja, CRM/ERP, infrastruktura — są w jednym zespole. Jedna rozmowa, jeden punkt kontaktu, jedna umowa serwisowa. Gdy coś nie działa, nie tracicie czasu na ustalanie, kto ma rację.
To ma znaczenie praktyczne: firmy specjalizujące się w automatyzacji procesów zwykle kończą na warstwie software'owej — CRM, ERP, integracje. Gdy problem leży w sieci, serwerze albo dostępie zdalnym, trzeba szukać kogoś innego. U nas ten "ktoś inny" to ten sam zespół, z tym samym numerem telefonu i tą samą umową.
To nie znaczy, że robimy wszystko na raz. Zwykle zaczynamy od jednego, konkretnego procesu — np. samych faktur — i rozszerzamy dopiero, gdy widać, że to działa. Szerszy zakres (infrastruktura, kolejne systemy) dochodzi, kiedy firma faktycznie tego potrzebuje, nie dlatego, że łatwiej nam sprzedać większy pakiet od razu.
Przykład: automatyzacja finansów w praktyce
Impel zgłosił się z ręcznym importem kosztów floty — godziny pracy księgowości na przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego. Każdy miesiąc to była ta sama, powtarzalna praca: eksport z jednego narzędzia, ręczne przeklejanie do drugiego, sprawdzanie, czy nic się nie zgubiło po drodze.
Po Zwiadzie zbudowaliśmy integrację z SAP, która przenosi ten import z godzin do minut. Projekt wystartował jako 35 000 zł i po pełnym Zwiadzie urósł do 250 000 zł, bo mapa procesów pokazała więcej wartych spięcia niż zakładano na starcie — nie dlatego, że dosprzedaliśmy coś niepotrzebnego, tylko dlatego, że mapowanie ujawniło skalę problemu, której nikt wcześniej nie zmierzył.
Kiedy warto zacząć — sygnały, że proces dojrzał do automatyzacji
Nie każda firma potrzebuje automatyzacji od razu. Kilka sygnałów, które w praktyce oznaczają, że warto to sprawdzić:
- Ta sama osoba co miesiąc robi tę samą, żmudną czynność — przepisuje dane z faktur, eksportuje i wkleja raporty, ręcznie pilnuje terminów płatności.
- Błędy wynikają z przepisywania, nie z decyzji — pomyłka w NIP-ie, złej kwocie czy dacie, bo dane wędrują ręcznie z jednego miejsca do drugiego.
- Zespół rośnie szybciej niż da się skalować ręczną pracę — dwie osoby ogarniały faktury, teraz potrzeba czterech, żeby nadążyć.
- KSeF wymusza zmianę procesu, ale nikt nie ma czasu tego przemyśleć — obowiązek jest, a firma odkłada decyzję, bo "jakoś to ogarniemy ręcznie na razie".
Jeśli rozpoznajecie choć jeden z tych punktów, to dobry moment na rozmowę — nie po to, żeby od razu zamawiać duży projekt, tylko żeby zobaczyć, gdzie realnie jest największa dźwignia. Czasem po rozmowie mówimy wprost, że przy obecnym wolumenie automatyzacja się nie opłaci — i wtedy lepiej poczekać.
Następny krok
Umów rozmowę — 45 minut, zero zł. Po kwalifikacji — Zwiad z konkretną wyceną.