Jeśli szukacie firmy, która ogarnie automatyzację faktur we Wrocławiu, lokalnych opcji jest kilka. Różnica jest w tym, co dzieje się po samej automatyzacji.
Część dostawców robi to dobrze na poziomie software'u: spinają faktury z CRM, ERP i magazynem. Ale automatyzacja to jedna warstwa. Jeśli sieć w biurze pada, serwer się zawiesza albo trzeba postawić VPN dla zdalnego księgowego, to już inna firma, inna umowa i inny numer telefonu.
DC House robi automatyzację faktur i procesów w tym samym zespole, który wdraża CRM, ERP i infrastrukturę IT: sieci, serwery, VPN, backup. Jedna firma odpowiada za całość, od softu po sprzęt, więc gdy problem okaże się infrastrukturalny, nie szukacie drugiego dostawcy.
Zwykle zaczynamy od jednego punktu bólu. Najczęściej są to faktury, bo tam ręczna praca boli najbardziej i najszybciej widać efekt. Gdy to działa, rozszerzamy zakres o kolejne procesy albo systemy.
Co obejmuje automatyzacja faktur i procesów
- Wczytywanie i księgowanie faktur. Dane z faktur trafiają do systemu księgowego bez ręcznego przepisywania. Faktura wpada mailem albo z KSeF, system rozpoznaje dane, przypisuje kontrahenta i konto księgowe, a osoba w firmie tylko zatwierdza.
- KSeF. Spięcie procesu fakturowania z Krajowym Systemem e-Faktur, tak żeby zmiana przepisów nie oznaczała chaosu w firmie. Faktury sprzedażowe generują się w formacie zgodnym z KSeF automatycznie po zdarzeniu biznesowym (np. zamknięciu zlecenia), a faktury zakupowe trafiają z KSeF prosto do księgowości, bez ręcznego pobierania.
- Bank i bramki płatności. Integrujemy faktury z bankiem i bramkami płatności, żeby wpłata łączyła się z dokumentem, a nikt nie sprawdzał wyciągów, żeby wiedzieć, kto zapłacił.
- Przypomnienia o płatnościach. Gdy termin płatności mija, kontrahent dostaje przypomnienie. Działa to automatycznie albo półautomatycznie, zależnie od tego, jak woli klient. Zasady ustalamy z Wami: po ilu dniach, do kogo i w jakiej formie.
- Procesy dokumentowe. Obieg zamówień, potwierdzeń i korekt między działami lub systemami. Dotyczy to zwłaszcza firm, gdzie jedna operacja (np. zamówienie od klienta) uruchamia serię dokumentów w kilku miejscach: magazyn, księgowość, dział handlowy.
- Integracja z CRM/ERP. Jeśli macie już system (Comarch, enova365, WF-MAG, Subiekt), automatyzacja wpina się w niego, zamiast tworzyć kolejne miejsce do sprawdzania.
Zanim wystawicie fakturę, proces zaczyna się od wyceny: sprawdźcie, jak działa automatyzacja ofert na etapie przedsprzedażowym.
Budujemy to na Make.com, n8n lub własnych skryptach (Node.js/Python). Dobór narzędzia zależy od tego, co pokaże Zwiad, nie od naszej wygody. Firma z jednym procesem i prostym systemem księgowym nie potrzebuje tego samego stacku, co producent z pięcioma systemami do spięcia.
Z jakimi programami pracujemy
Pracujemy z najpopularniejszymi programami do faktur i księgowości, m.in. iFirma, Fakturownia, wFirma i inFakt, oraz z systemami klasy ERP: Comarch, enova365, Subiekt i WF-MAG. Wpinamy się w to, w czym zespół już pracuje, zamiast wymieniać system na nowy tylko po to, żeby zautomatyzować faktury. Czy konkretny program da się spiąć, sprawdzamy na Zwiadzie, zanim padnie jakakolwiek kwota. Jeśli używacie mniej popularnego systemu, napiszcie, jakiego.
Jak wygląda proces od faktury do wpłaty
- Faktura wpływa mailem albo z KSeF.
- System rozpoznaje dane, przypisuje kontrahenta i konto księgowe.
- Osoba w firmie zatwierdza, nie przepisuje.
- Dokument trafia do systemu księgowego.
- Wpłata na koncie łączy się z fakturą.
- Gdy termin płatności mija, kontrahent dostaje przypomnienie.
Zakres zależy od Waszych systemów. Nie każda firma potrzebuje wszystkich sześciu kroków, a Zwiad pokazuje, od którego warto zacząć.
Ile to kosztuje
| Zakres | Widełki | Dla kogo |
|---|---|---|
| Pojedynczy proces (np. faktury → księgowość) | od 6 500 zł | Firma z jednym powtarzalnym, ręcznym procesem |
| Kilka procesów + integracja z jednym systemem | od 28 000 zł | Firma chcąca spiąć automatyzację z istniejącym CRM/ERP |
| Pełna automatyzacja + integracja wielosystemowa | od 85 000 zł | Firma produkcyjna/logistyczna z kilkoma systemami do spięcia |
Cena z umowy jest ostateczna. Widełki dotyczą projektu, nie Zwiadu. Zwiad: 300 zł/h. Kwotę finalną ustalamy po opracowaniu zakresu; orientacyjnie średnio ok. 5 tys. zł. Zwiad mapuje Wasze procesy i systemy, zanim ktokolwiek poda liczbę.
Strona usługi lokalnej: automatyzacja faktur Wrocław. Pełny artykuł kosztowy z rozbiciem na scenariusze DIY/Standard/Zaawansowany: ile kosztuje automatyzacja procesów w małej firmie. Dokładniejsze rozbicie samego wątku faktur i KSeF (TCO, Make vs skrypt, kiedy się nie opłaca): ile kosztuje automatyzacja faktur i KSeF w małej firmie. Oferta usług: Automatyzacja i AI, Systemy CRM i ERP.
Dlaczego jeden zespół, nie trzy umowy
Gdy automatyzację faktur zleca się jednej firmie, CRM drugiej, a infrastrukturę trzeciej, każda awaria zaczyna się od ustalania, kto odpowiada. Faktura się nie wysłała, bo padł serwer pocztowy? To pytanie do dostawcy infrastruktury, nie automatyzacji. Jeśli to dwie różne firmy, każda najpierw sprawdza, czy to jej strona, zanim zacznie naprawiać.
U nas automatyzacja, CRM/ERP i infrastruktura są w jednym zespole: jedna rozmowa, jeden punkt kontaktu, jedna umowa serwisowa.
Przykład: automatyzacja finansów w praktyce
Impel zgłosił się z ręcznym importem kosztów floty: godziny pracy księgowości na przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego. Co miesiąc ta sama praca, czyli eksport z jednego narzędzia, ręczne przeklejanie do drugiego i sprawdzanie, czy nic się nie zgubiło po drodze.
Po Zwiadzie zbudowaliśmy integrację z SAP, która przenosi ten import z godzin do minut. Zakres projektu po pełnym Zwiadzie okazał się większy niż zakładano na starcie, bo mapa procesów pokazała więcej miejsc wartych spięcia.
Większy projekt: cały obieg firmy na Comarch i Bitrix
Dla Bordum stawiamy cały obieg na Comarch i Bitrix: handel, produkcja, logistyka, magazyn, kurier i księgowość. Faktury są w takim projekcie jedną z warstw, obok zamówień, magazynu i wysyłki. Projekt jest w trakcie wdrożenia, więc nie podajemy wyników.
Kiedy warto zacząć: sygnały, że proces dojrzał do automatyzacji
Nie każda firma potrzebuje automatyzacji od razu. Kilka sygnałów, które w praktyce oznaczają, że warto to sprawdzić:
- Ta sama osoba co miesiąc robi tę samą, żmudną czynność: przepisuje dane z faktur, eksportuje i wkleja raporty, ręcznie pilnuje terminów płatności.
- Błędy wynikają z przepisywania, nie z decyzji. Pomyłka w NIP-ie, złej kwocie czy dacie, bo dane wędrują ręcznie z jednego miejsca do drugiego.
- Zespół rośnie szybciej, niż da się skalować ręczną pracę. Dwie osoby ogarniały faktury, teraz potrzeba czterech, żeby nadążyć.
- KSeF wymusza zmianę procesu, ale nikt nie ma czasu tego przemyśleć. Obowiązek jest, a firma odkłada decyzję, bo „jakoś to ogarniemy ręcznie na razie".
Jeśli rozpoznajecie choć jeden z tych punktów, to dobry moment na rozmowę. Nie po to, żeby od razu zamawiać duży projekt, tylko żeby zobaczyć, gdzie realnie jest największa dźwignia. Czasem po rozmowie mówimy wprost, że przy obecnym wolumenie automatyzacja się nie opłaci, i wtedy lepiej poczekać.
Następny krok
Strona usługi: automatyzacja faktur Wrocław. Umów rozmowę: 45 minut, zero zł. Po kwalifikacji Zwiad z konkretną wyceną.