Kto składa i wysyła takie oferty
Automatyzację ofert dla małych i średnich firm robi DC House. Siedziba jest w Marcinkowicach, 20 minut od Wrocławia, na rynku od 2022. Firmę prowadzą Artur Jaźwiec i Paweł Trojanowski.
Pracujemy z MŚP od ok. 5 pracowników w górę. Naprawiamy i budujemy IT w czterech filarach: infrastruktura IT, CRM i ERP, automatyzacja i AI, UX/UI. Składanie oferty handlowej siedzi w automatyzacji. Narzędzia i trzy progi cenowe opisujemy na stronie automatyzacja i AI.
Cena oferty bierze się z miejsca, w którym już trzymacie klientów i stawki. Gdy CRM trzyma nieaktualny cennik albo PDF nie chce wyjść ze skrzynki firmowej, bierzemy się i za to. Inaczej szablon złoży dokument ze złą ceną.
Co boli, zanim oferta wyjdzie
Poniedziałek, przed dziesiątą. Klient prosi o „to samo co w marcu, tylko z nowymi stawkami i dwiema pozycjami”. Handlowiec otwiera folder. Leżą w nim oferta_final.docx, oferta_final2.docx i oferta_poprawiona_v3.docx. Stawki z piątku są w Excelu. W Wordzie dalej siedzą marcowe, plus warunki płatności skopiowane kiedyś od innego klienta.
Przepisuje tabelę, dorzuca logo z pulpitu, zapisuje PDF i wysyła ze swojej skrzynki, bo firmowy szablon dawno się rozjechał. We wtorek pytacie, czy klient otworzył. Słychać: „wysłałem”. Na tym kończy się wiedza firmy o tej szansie.
Z takiego folderu klient dostaje starą cenę albo drugi PDF od kolegi, z innym rabatem, bo każdy ma własną „ostatnią” wersję. Telefon po ofercie idzie w ciemno: zanim ktokolwiek zajrzał w plik, albo dopiero w tydzień po tym, jak dokument już leżał otwarty i klient zdążył porównać go z kimś, kto odpowiedział szybciej. Gdy pytacie, co z tą ofertą, słyszycie nazwę pliku. Numeru nikt nie poda.
Jak wygląda ten sam poniedziałek po spięciu
Cennik i karty klientów zostają tam, gdzie już pracujecie: w CRM albo w jednym arkuszu, który firma uznaje za aktualny. Handlowiec wybiera klienta i pozycje. Szablon dokłada numer, warunki, stopkę i logo. PDF wychodzi ze skrzynki firmowej.
Gdy klient otworzy plik w sposób, który da się odnotować, osoba od tej sprawy dostaje sygnał. Ponowny kontakt ustawiacie sami: po otwarciu albo po czasie, który wskażecie, gdy otwarcia nie było. Starsze wysyłki zostają w historii. Na pulpicie nie przybywa kolejnego oferta_final2.
Rabat, jeśli w ogóle go dajecie, idzie z reguły zapisanej przy cenniku, nie z pamięci przy rozmowie. Rozmowę z klientem, zakres i decyzję „bierzemy tę robotę” zostawiamy handlowcowi. Z jego dnia schodzi przepisywanie, szukanie pliku i zgadywanie, czy dokument w ogóle doszedł.
Make.com, n8n albo własny program
Narzędzie dobieramy do tego, gdzie leżą ceny i ile ofert schodzi w miesiącu. Make.com spina gotowe programy: CRM, arkusz, pocztę i złożenie PDF. Handlowiec uruchamia wysyłkę, a nazwa klienta, pozycje i stawki same wchodzą w szablon. Bierzemy go, gdy te programy da się połączyć od razu i gdy wysyłek jest na tyle mało, że nie ma po co pisać własnego programu.
n8n układa tę samą wysyłkę tak, że reguły mogą pracować na Waszym serwerze, nie tylko w cudzej usłudze. Sięgamy po niego, gdy ofertę da się złożyć z gotowych połączeń między programami, a Wy chcecie trzymać te reguły u siebie.
Własne skrypty w Node.js piszemy, gdy gotowego połączenia brakuje: cennik w kilku arkuszach, program sprzedażowy spoza typowej listy, własne progi rabatu. Handlowiec i tak tylko wybiera pozycje i wysyła.
Na stronie automatyzacja i AI jest zestawienie, kiedy wystarczy Make.com albo n8n, a kiedy własny skrypt. W tym tekście zostajemy przy ofertach.
Ile kosztuje automatyzacja ofert
Kwoty netto, zawsze jako próg „od”:
| Zakres | Cena |
|---|---|
| Jeden proces | od 6 500 zł |
| Kilka procesów | od 28 000 zł |
| Duże wdrożenia | od 85 000 zł, po Zwiadzie |
Cena z umowy jest ostateczna. Progi są te same co przy innych automatyzacjach u nas. Gdy złożenie i wysyłka oferty są jednym procesem — jedno źródło cen, jeden szablon, jedna skrzynka — start jest od 6 500 zł. Gdy oferta bierze dane z kilku miejsc naraz, start jest od 28 000 zł. Duże wdrożenia, od 85 000 zł, wyceniamy po Zwiadzie: bez rozpisania, skąd oferta bierze dane i kto może zejść ze stawki, liczba z tabelki jest zgadywaniem.
Pierwszy kontakt to bezpłatna rozmowa kwalifikacyjna: 45 minut, zero zobowiązań. Na niej mówimy, czy przy Waszej liczbie ofert jest co ruszać. Zwiad, 300 zł/h (średnio ok. 5 tys. zł), jest krokiem 2 i wchodzi po tej rozmowie, gdy obie strony widzą sens.
Czym to się różni od CPQ i od automatyzacji faktur
Słowo „wycena” skleja trzy różne rzeczy. Każda boli w innym momencie sprzedaży i płacicie za nią osobno.
CPQ w produkcji jest dla firmy, która sprzedaje warianty, na przykład inny materiał albo niestandardowy wymiar. Cena pada dopiero po przeliczeniu kosztu z programu, w którym produkcja trzyma materiały i robociznę. Bez tego oferta bywa tańsza niż to, co później zje hala. Automatyzacja ofert startuje tam, gdzie cena już jest — w cenniku usług, w CRM, w arkuszu — i z tej ceny składa dokument, wysyła go i ustawia ponowny kontakt. Firma usługowa bez hali ma ten sam bałagan w folderze Oferty. Wariantów produktu, które trzeba przeliczyć z kosztów produkcji, u niej nie ma. Szablon, wysyłka i sygnał otwarcia zostają przy automatyzacji ofert. Koszt wariantu zostaje przy CPQ.
Automatyzacja faktur i procesów dla MŚP we Wrocławiu zaczyna się po słowie „bierzemy”: faktura, KSeF (krajowe e-faktury), księgowanie, korekta. Oferta jest wcześniej, kiedy klient jeszcze porównuje. Popołudnie w Wordzie zostaje, nawet gdy faktury już same wpadają do księgowości. Oferta wysłana z szablonu nie zastępuje faktury, gdy zlecenie już weszło.
Przy produkcji wariantowej kolejność jest praktyczna. Najpierw cena z CPQ ma być prawdziwa. Potem ten sam zestaw danych ma wyjść do klienta jako oferta, już bez przepisywania do Worda. To dwa osobne wdrożenia.
Kiedy jest sens, a kiedy lepiej poczekać
Sens poznajecie po poniedziałku handlowca. Traci popołudnie na PDF, zamiast rozmawiać z klientem. W jednej sprawie wychodzą dwie ceny i nikt nie wskaże, która wersja poszła. Telefon po wysyłce opiera się na pamięci, nie na tym, czy plik został otwarty.
Bywa odwrotnie i wtedy mówimy to wprost. Ofert jest niewiele, cennik prawie stoi, jedna osoba wysyła je bez szukania plików. Automatyzacja bywa wtedy droższa niż czas, który Wam zjada. Doradzamy. A czasem odradzamy.
Przed rozmową nie trzeba porządkować całej firmy. Wystarczy, że wiecie, skąd biorą się ceny, kto może zejść ze stawki, z jakiej skrzynki idzie mail i ile ofert wyszło w ostatnim miesiącu — choćby z głowy. Resztę da się zobaczyć na żywym przykładzie: ostatni PDF, który poszedł z Worda.
Następny krok
45 minut, zero zł, zero zobowiązań. Przynosicie jedną prawdziwą ofertę z ostatnich tygodni i mówicie, skąd wzięły się w niej ceny. My mówimy, czy to jeden proces, czy już kilka. Zwiad, 300 zł/h (średnio ok. 5 tys. zł), proponujemy dopiero po tej rozmowie, gdy obie strony widzą sens.