Sklep pokazuje, że towar jest dostępny. Magazyn mówi, że go nie ma. Klient zapłacił, a Wy piszecie do niego z przeprosinami i propozycją zamiennika. Jeśli to się zdarza raz w miesiącu, to irytacja. Jeśli co tydzień, to sygnał, że połączenie między BaseLinkerem a programem magazynowym nie działa tak, jak zakładaliście przy wdrożeniu.
W tym artykule pokazujemy, skąd najczęściej bierze się rozjazd stanów między BaseLinkerem (od niedawna Base.com) a Subiektem GT albo Comarch Optima, jak to sprawdzić samodzielnie krok po kroku i kiedy to przestaje być robotą na jedno popołudnie.
Najpierw ustalcie, który system jest magazynem nadrzędnym
Każda integracja magazynowa opiera się na jednej decyzji: który system jest źródłem prawdy o stanie. Base.com nazywa to wprost: magazyn może być nadrzędny (z niego stan jest pobierany) albo podrzędny (do niego stan jest wysyłany). W typowym układzie dla firmy, która prowadzi magazyn i księgowość w Subiekcie albo Optimie, wygląda to tak:
Subiekt GT / Optima (stan, ceny, dokumenty) → BaseLinker → sklep i marketplace
Sklep i marketplace (zamówienia) → BaseLinker → Subiekt GT / Optima
Stan płynie z programu magazynowego do BaseLinkera, a zamówienia płyną z powrotem. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy ktoś po drodze włączył też wysyłanie stanu w drugą stronę, na przykład z BaseLinkera do Subiekta albo ze sklepu do BaseLinkera. Wtedy dwa systemy nadpisują sobie nawzajem liczby, a to, który „wygra”, zależy od tego, która synchronizacja zadziałała ostatnia.
Krok po kroku: jak sprawdzić, skąd bierze się rozjazd
Te kroki możecie zrobić sami, bez programisty. Potrzebny jest dostęp do panelu BaseLinkera, do programu magazynowego i lista kilku zamówień, po których stan się nie zgadzał.
- Sprawdźcie kierunek synchronizacji stanów. W ustawieniach integracji ze sklepem, z marketplace i z programem magazynowym zobaczcie, skąd BaseLinker pobiera stan, a dokąd go wysyła. Źródło stanu powinno być jedno. Jeśli jest ich kilka, to pierwszy podejrzany. Sprawdźcie też, czy z Subiektem nie łączą się naraz dwie aplikacje integrujące: Base.com wymienia to wśród pierwszych rzeczy do sprawdzenia, gdy połączenie nie działa.
- Weźcie trzy zamówienia, po których stan się nie zmienił. Otwórzcie je w BaseLinkerze i w programie magazynowym. Sprawdźcie, czy zamówienie w ogóle trafiło do Subiekta lub Optimy i jakim dokumentem.
- Sprawdźcie powiązanie produktów. Integratory łączą produkty po SKU albo EAN. Jeśli produkt z zamówienia nie ma odpowiednika w programie magazynowym, część integratorów dodaje go jako usługę jednorazową. Zamówienie się zapisuje, ale stan towaru nie schodzi. Szukajcie w dokumentach pozycji, które wyglądają jak usługa zamiast towaru.
- Sprawdźcie rodzaj dokumentu i rezerwacje. W Subiekcie GT zamówienie może wejść między innymi jako zamówienie od klienta bez rezerwacji, z rezerwacją albo od razu jako faktura lub paragon. Zamówienie bez rezerwacji nie zmniejsza stanu dostępnego do sprzedaży, więc ten sam towar może zostać sprzedany drugi raz. Przy Base Bridge pamiętajcie też, że jeśli faktura lub paragon powstaje na podstawie wcześniej utworzonego ZK, zmiany wprowadzone w zamówieniu po utworzeniu ZK nie przejdą na dokument sprzedaży.
- Sprawdźcie, gdzie i kiedy działa integrator. Przy Subiekcie GT i przy Optimie z lokalną instalacją integrator łączy się z bazą programu na Waszym komputerze lub serwerze. Jeśli ten komputer jest wyłączany na noc albo przechodzi w uśpienie, synchronizacja w tym czasie stoi. Base.com zaleca wyłączenie na nim trybu oszczędzania energii i usypiania. Sprawdźcie też, jak często integrator synchronizuje stany: po każdej zmianie czy według harmonogramu.
- Sprawdźcie zmiany wprowadzane ręcznie poza systemem. Base.com opisuje to wprost: zmiana stanu albo statusu wprowadzona bezpośrednio na platformie sprzedażowej nie jest widoczna w BaseLinkerze. Każda ręczna korekta „na szybko” na Allegro czy w sklepie to potencjalny rozjazd.
- Sprawdźcie zestawy i warianty. Zestaw sprzedawany jako jeden produkt musi zdejmować stan każdego składnika. Jeśli w programie magazynowym zestaw jest osobnym towarem bez powiązania ze składnikami, stany składników nie zgadzają się z rzeczywistością.
Po tych siedmiu krokach w większości przypadków wiadomo, w którym miejscu połączenie przecieka. Często poprawka jest prosta: wyłączenie zbędnego kierunku synchronizacji, uzupełnienie SKU, zmiana rodzaju dokumentu na zamówienie z rezerwacją.
Jak połączyć BaseLinkera z Subiektem GT
Najprostsza droga to oficjalna, bezpłatna integracja Base.com: wtyczka „Subiekt GT by Base.com” w panelu i aplikacja Base Bridge zainstalowana na komputerze, na którym działa serwer Subiekta. Według pomocy Base.com wymaga ona:
- Subiekta GT z aktywną licencją Sfera,
- Windows 10 lub 11 w wersji 64-bitowej albo Windows Server 2016 lub nowszego,
- SQL Servera 2016 SP4 lub nowszego z obsługą TLS 1.2,
- stałego dostępu do internetu, otwartych portów 443 i 1433 oraz wyjątku w zaporze i antywirusie.
Dwie rzeczy, o których warto wiedzieć przed startem:
- Stany i ceny płyną w jedną stronę. W Base Bridge synchronizacja stanów i cen działa tylko z Subiekta do Base.com, nie odwrotnie.
- Faktura powstaje najpierw w Base.com. Dopiero potem Base Bridge przekazuje ją do Subiekta.
Jeśli taki układ Wam nie wystarcza, w katalogu Base.com są płatne integratory zewnętrznych firm. Według opisów w katalogu różnią się zakresem: synchronizacja jednokierunkowa albo dwukierunkowa, różne dokumenty przy imporcie zamówień, obsługa wielu magazynów, zwrotów i korekt. Ceny ustalają dostawcy: w katalogu są zarówno abonamenty, jak i opłaty jednorazowe. Przy wyborze sprawdźcie:
- Sferę. Wymaga jej oficjalny Base Bridge i część integratorów zewnętrznych do tworzenia dokumentów w Subiekcie.
- Dokumenty. Jakim dokumentem zamówienie ma wejść do Subiekta i kiedy ma powstać faktura. To decyzja o procesie, nie o technologii.
- Wiele magazynów. Jeśli sprzedajecie z dwóch lokalizacji, integrator musi przypisywać stany do właściwego magazynu.
Subiekt nexo to inny program niż Subiekt GT i ma osobną konfigurację. Sprawdźcie, którą wersję macie, zanim zaczniecie porównywać oferty.
Jak połączyć BaseLinkera z Comarch Optima
Base.com opisuje integrację z Comarch ERP Optima w dwóch wariantach i to rozróżnienie ma znaczenie dla stanów:
| Połączenie przez API | Eksport XML | |
|---|---|---|
| Jak działa | przez WebAPI Optimy, przy lokalnej instalacji programu | plik do ręcznego importu w Optimie |
| Dokumenty sprzedaży | automatycznie po utworzeniu albo zbiorczo | eksport na żądanie |
| Produkty, ceny i stany | import z Optimy do Base.com | brak synchronizacji |
Jeśli zależy Wam na zgodnych stanach, eksport XML ich nie zapewni, bo w ogóle nie synchronizuje stanów. Do tego potrzebne jest połączenie przez API albo integrator zewnętrznej firmy. Przy Optimie w chmurze sprawdźcie z dostawcą, czy dany integrator ją obsługuje.
Gotowy integrator czy połączenie budowane pod firmę
Uczciwie: większość sklepów z jednym magazynem i standardowymi dokumentami nie potrzebuje wykonawcy. Wystarczy dobrze skonfigurowany gotowy integrator i porządek w SKU.
| Sytuacja | Co zwykle wystarcza |
|---|---|
| Jeden magazyn, sklep i jeden marketplace, standardowe faktury | gotowy integrator z katalogu Base.com, dobrze skonfigurowany |
| Kilka magazynów albo lokalizacji, zestawy i warianty | gotowy integrator z obsługą wielu magazynów albo połączenie budowane pod firmę |
| Produkcja, kompletacja, nietypowe dokumenty, kilka programów (np. CRM, magazyn, księgowość) | połączenie budowane pod firmę, z jedną mapą danych dla wszystkich systemów |
| Rozjazd stanów mimo poprawnie skonfigurowanego integratora | diagnoza całego przepływu, nie wymiana integratora na inny |
Więcej o tym, jak wygląda mapa pól i kolejność wdrożenia przy większym stosie, opisaliśmy w artykule Integracja Enova, BaseLinker i Bitrix24 dla e-commerce B2B.
Kiedy to nie jest robota na jedno popołudnie
Samodzielna diagnoza ma sens, dopóki problem dotyczy jednego ustawienia. Przestaje mieć sens, gdy:
- po poprawkach stany nadal rozjeżdżają się co kilka dni, a nikt nie potrafi wskazać przyczyny,
- w firmie są trzy lub więcej systemów, które dotykają stanu: program magazynowy, BaseLinker, sklep, do tego CRM albo osobny system produkcyjny,
- korekty stanów robi ręcznie jedna osoba i tylko ona wie, „co trzeba poprawić po weekendzie”,
- od tego połączenia zależą faktury, a więc także wysyłka do KSeF.
W takich sytuacjach koszt błędów (anulowane zamówienia, zwroty, godziny korekt, oceny na marketplace) zwykle przekracza koszt uporządkowania połączenia. Ale to trzeba policzyć dla Waszej firmy, nie na podstawie ogólnych liczb.
Kto zintegruje BaseLinkera z Subiektem lub Optimą
Naprawiamy i budujemy połączenia między sprzedażą, magazynem i księgowością. Kilka przykładów:
- Bordum: stawiamy na nowo całą firmę na Comarch i Bitrix, z automatyzacją działów handlu, produkcji, logistyki, magazynu, wysyłek kurierskich i księgowości. Wdrożenie trwa.
- Pagra: spięliśmy ze sobą QNAP, Microsoft SharePoint, Google Drive i programy Insert i Rewizor, które wcześniej cyklicznie zrywały połączenie. Szczegóły opisaliśmy w case study Pagra.
- Mawo: połączyliśmy księgowość firmy z jej księgowymi. Program scala faktury kosztowe, żeby do rozliczenia trafiało ich mniej.
- Klient z branży dystrybucji: przy integracji BaseLinkera z WF-MAG i Allegro obsługa zamówień przed wdrożeniem zajmowała trzem osobom po sześć godzin dziennie, a po wdrożeniu jednej osobie około 45 minut na weryfikację wyjątków.
Jak pracujemy przy takim zleceniu:
- Bezpłatna rozmowa 45 minut. Opowiadacie, jakie programy macie i gdzie stany się nie zgadzają. Mówimy wprost, czy wystarczy poprawka konfiguracji, czy potrzebna jest większa praca.
- Mapa przepływu. Ustalamy, który system jest źródłem stanu, cen i dokumentów, oraz jak powiązane są produkty.
- Naprawa albo budowa połączenia. Najpierw poprawiamy to, co da się poprawić w istniejących narzędziach. Połączenie budowane pod firmę proponujemy dopiero wtedy, gdy gotowy integrator nie obsłuży Waszego procesu.
- Monitoring błędów. Połączenie, które się psuje po cichu, jest gorsze niż żadne. Dlatego każda nasza integracja ma kolejkę błędów z powiadomieniem.
Nie sprzedajemy licencji BaseLinkera ani integratorów i nie pobieramy prowizji za rekomendacje. Rekomendujemy to, co pasuje do Waszego procesu.
Ile to kosztuje
Uczciwa odpowiedź brzmi: zależy od tego, co trzeba zrobić. Jeśli wystarczy gotowy integrator, płacicie jego dostawcy, a nasza praca ogranicza się do diagnozy i konfiguracji. Jeśli potrzebne jest połączenie budowane pod firmę, kwota zależy od liczby programów, magazynów i dokumentów, które trzeba spiąć. Dlatego nie podajemy ceny w ciemno: po rozmowie wiecie, jaki zakres proponujemy, a kwotę wpisujemy do umowy. Cena z umowy jest ostateczna.
Integracje to część naszej pracy przy automatyzacji procesów i przy systemach CRM i ERP. DC House działa we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, a zdalnie dla firm z całej Polski.
Stany się nie zgadzają, a nie wiecie dlaczego? Umówcie bezpłatną rozmowę 45 minut. Powiedzcie, jakich programów używacie i od kiedy jest problem. Po rozmowie wiecie, czy wystarczy poprawka, czy potrzebne jest nowe połączenie.