1. THE THREAT (Wyzwanie i Ból Biznesowy)
Impel Business Solutions, jako gigant obsługi procesów biznesowych, operuje na ogromnych wolumenach danych. Newralgicznym punktem (Bottleneck) okazało się księgowanie kosztów floty pojazdów (leasingi, paliwo).
-
Manualna Pułapka: Zespół księgowy tracił setki roboczogodzin na ręczne przepisywanie danych z faktur flotowych do systemu SAP.
-
Ryzyko Błędu (Human Error): Przy tej skali operacji, ręczne wprowadzanie danych to proszenie się o pomyłki („Fat-finger errors”), które w księgowości skutkują problemami compliance i korektami faktur.
-
Marnotrawstwo Kapitału Ludzkiego: Wykwalifikowani księgowi pracowali jako „Data Entry Clerks”, zamiast skupiać się na analizie i kontrolingu.
2. INTERVENTION (Diagnoza i strategia — Zwiad)
Zespół inżynierski (Paweł Trojanowski, Konrad Bednarski) zdiagnozował problem nie jako „brak rąk do pracy”, ale jako „brak cyfrowego mostu”. Systemy flotowe i system SAP mówiły różnymi językami.
Strategia „mostu danych”: Zamiast zmieniać potężny i sztywny system SAP, zdecydowano się zbudować lekką aplikację pośredniczącą między flotą a SAP, która wykona „brudną robotę” za człowieka. Celem była pełna automatyzacja importu danych: pobranie z systemów źródłowych, przeliczenie pod księgowość i zapis zgodny z wymaganiami SAP.
3. THE ARMORY (Rozwiązanie i Technologia)
Stworzono aplikację automatyzującą, działającą w modelu wsadowym (Batch Processing).
-
Integracja (Extraction): Aplikacja łączy się z systemami zewnętrznymi operatorów floty, pobierając surowe dane o kosztach.
-
Logika Transformacji (Transformation): Silnik aplikacji mapuje dane flotowe na skomplikowaną strukturę planu kont Impel. To tutaj następuje walidacja – system sprawdza poprawność danych, zanim trafią one do księgi głównej.
-
Generator Wsadowy (Load): Finałem procesu jest wygenerowanie idealnie sformatowanego pliku CSV, zgodnego ze ścisłym standardem importu SAP.
-
Proces Hybrydowy: Rola księgowego została zredukowana do jednego kliknięcia: weryfikacji i zaciągnięcia gotowego pliku do SAP.
4. AFTERMATH (Wynik i Wnioski)
Wdrożenie narzędzia zmieniło charakter pracy w dziale księgowości Impel.
-
Skokowa Wydajność: Proces, który zajmował godziny/dni, został skrócony do minut potrzebnych na import pliku.
-
Zero Error Policy: Eliminacja ręcznego wpisywania danych zredukowała liczbę błędów księgowych niemal do zera. Automat się nie męczy i nie myli cyfr.
-
ROI (Zwrot z Inwestycji): Oszczędność czasu (FTE) przełożyła się na bezpośredni zysk finansowy. Impel odzyskał zasoby ludzkie do zadań o wyższej wartości dodanej.
Słowa Kluczowe (Keywords): Automatyzacja księgowości, Integracja SAP, RPA w finansach, Import plików wsadowych, Optymalizacja procesów BPO.
Szukasz podobnych rozwiązań? Jako Software House Wrocław, specjalizujemy się w automatyzacji procesów biznesowych i tworzeniu skalowalnych systemów IT dla firm z sektora MŚP i Enterprise. Skontaktuj się z nami i umów Zwiad (konsultacje przedwdrożeniowe).