Impel Business Solutions: Automatyzacja Finansów (RPA). Integracja Floty z SAP.

1. THE THREAT (Wyzwanie i Ból Biznesowy)

Impel Business Solutions, jako gigant obsługi procesów biznesowych, operuje na ogromnych wolumenach danych. Newralgicznym punktem (Bottleneck) okazało się księgowanie kosztów floty pojazdów (leasingi, paliwo).

• Manualna Pułapka: Zespół księgowy tracił setki roboczogodzin na ręczne przepisywanie danych z faktur flotowych do systemu SAP.

• Ryzyko Błędu (Human Error): Przy tej skali operacji, ręczne wprowadzanie danych to proszenie się o pomyłki („Fat-finger errors”), które w księgowości skutkują problemami compliance i korektami faktur.

• Marnotrawstwo Kapitału Ludzkiego: Wykwalifikowani księgowi pracowali jako „Data Entry Clerks”, zamiast skupiać się na analizie i kontrolingu.

2. INTERVENTION (Diagnoza i Strategia – Deep Discovery)

Zespół inżynierski (Paweł Trojanowski, Konrad Bednarski) zdiagnozował problem nie jako „brak rąk do pracy”, ale jako „brak cyfrowego mostu”. Systemy flotowe i system SAP mówiły różnymi językami.

Strategia „Digital Middleware”: Zamiast zmieniać potężny i sztywny system SAP, zdecydowano się zbudować lekką, dedykowaną aplikację pośredniczącą (Middleware), która wykona „brudną robotę” za człowieka. Celem była 100% automatyzacja procesu ETL (Extract, Transform, Load).

3. THE ARMORY (Rozwiązanie i Technologia)

Stworzono aplikację automatyzującą, działającą w modelu wsadowym (Batch Processing).

• Integracja (Extraction): Aplikacja łączy się z systemami zewnętrznymi operatorów floty, pobierając surowe dane o kosztach.

• Logika Transformacji (Transformation): Silnik aplikacji mapuje dane flotowe na skomplikowaną strukturę planu kont Impel. To tutaj następuje walidacja – system sprawdza poprawność danych, zanim trafią one do księgi głównej.

• Generator Wsadowy (Load): Finałem procesu jest wygenerowanie idealnie sformatowanego pliku CSV, zgodnego ze ścisłym standardem importu SAP.

• Proces Hybrydowy: Rola księgowego została zredukowana do jednego kliknięcia: weryfikacji i zaciągnięcia gotowego pliku do SAP.

4. AFTERMATH (Wynik i Wnioski)

Wdrożenie narzędzia zmieniło charakter pracy w dziale księgowości Impel.

• Skokowa Wydajność: Proces, który zajmował godziny/dni, został skrócony do minut potrzebnych na import pliku.

• Zero Error Policy: Eliminacja ręcznego wpisywania danych zredukowała liczbę błędów księgowych niemal do zera. Automat się nie męczy i nie myli cyfr.

• ROI (Zwrot z Inwestycji): Oszczędność czasu (FTE) przełożyła się na bezpośredni zysk finansowy. Impel odzyskał zasoby ludzkie do zadań o wyższej wartości dodanej.

Słowa Kluczowe (Keywords): Automatyzacja księgowości, Integracja SAP, RPA w finansach, Import plików wsadowych, Optymalizacja procesów BPO.

Szukasz podobnych rozwiązań? Jako Software House Wrocław, specjalizujemy się w automatyzacji procesów biznesowych i tworzeniu skalowalnych systemów IT dla firm z sektora MŚP i Enterprise. Skontaktuj się z nami i zamów audyt Deep Discovery™.